ÄTA som aldrig faktureras: så hittar du dem

ÄTA-arbeten som blivit utförda men aldrig fakturerade hittar ni genom att gå igenom fyra ställen för varje pågående jobb: sms och mejl med kunden, leverantörs- och underentreprenörsfakturor som överstiger kalkylen, timmar som dragit över på enskilda moment och bilderna i mobilen. Nästan alltid finns det något där, och det är pengar ni redan har haft kostnaden för.

Kostnaden för en ÄTA hamnar i projektet automatiskt, eftersom materialet köps och timmarna går åt. Intäkten hamnar där bara om någon skriver upp den. Det är därför ÄTA har en egen punkt i uppföljningen av varje projekt, och det är därför ett jobb med många ändringar ofta slutar under kalkyl trots att kunden har bett om mer.

Så låter det hos dem som gör jobben

I en Facebookgrupp för företagare frågade någon vad som oftast ställer till det ute på jobben, och fick svaret att det största problemet är "ÄTA som kunden sen inte vill betala för, de har minsann inte beställt det eller trodde det ingick". En annan föreslog att lägga ansvaret på en arbetsledare som attesterar varje ÄTA (och ge den personen 20 kr mer i timmen för det), och fick till svar att ÄTA "kommer flygandes på tekniker när de är ute och jobbar hela tiden". Samma person sammanfattade det ganska bra: "Allt som får kunden att skriva på på plats är ett lyft."

Det stämmer med det jag ser. Problemet är sällan att någon struntar i att ta betalt. Ändringen kommer mitt i arbetet, från kunden som står bredvid, till en person som har händerna fulla och ingen bra plats att skriva upp det på.

Vad reglerna säger

Jag är inte jurist, så ta det här som en orientering och fråga en om det blir tvist.

Mellan företag, där AB 04 gäller, är huvudregeln att ÄTA-arbeten ska beställas skriftligen innan arbetet påbörjas (2 kap. 6 §). Lawline sammanfattar det som att beställaren skriftligen måste ha beställt arbetet innan det påbörjas för att entreprenören ska ha rätt till betalning (Lawline).

Mot privatpersoner gäller konsumenttjänstlagen. Enligt 8 § ska näringsidkaren, när det under arbetet visar sig behövas tilläggsarbete, underrätta konsumenten och begära dennes anvisningar (konsumenttjänstlagen). Det finns undantag för små belopp och för arbete som inte kan vänta utan risk för allvarlig skada, men utgångspunkten är att kunden ska ha fått frågan först.

I båda fallen är det alltså ni som behöver kunna visa att kunden sa ja, och ett "det löser vi sen" på bygget är svårt att visa upp.

Gå igenom era pågående jobb

Sätt av en timme och ta ett projekt i taget.

1. Sms, mejl och dagbok. Sök på ord som "också", "istället", "kan ni", "går det att", "extra". Varje sånt meddelande från kunden är en möjlig ÄTA.
2. Leverantörs- och underentreprenörsfakturor. Jämför mot kalkylen. Om elektrikern fakturerat 20 000 kr mer än offererat finns det en anledning, och den anledningen är ofta något kunden bett om.
3. Timmar per moment. Ett moment som dragit över rejält har antingen gått dåligt eller vuxit. Fråga den som gjorde jobbet.
4. Bilder. Hantverkare fotar det som avviker (rötskador, fel i underlaget, det kunden pekade på). Bläddra igenom projektets bilder.

Ett exempel på vad en sån genomgång kan ge i ett företag med tre pågående jobb (påhittade men rimliga siffror):

Kostnaden för de här fem finns redan i projekten. Varje krona som faktureras går alltså rakt in i marginalen.

Fakturera i efterhand utan att förstöra relationen

Ring kunden innan fakturan går iväg. Förklara vad det gäller, hänvisa till när ni pratade om det och skicka underlaget (sms:et, bilden, leverantörsfakturan). De flesta kunder betalar för det de har bett om när de blir påminda om att de bad om det.

Var beredd på att ni står svagare ju äldre ändringen är och ju sämre underlag ni har. Ibland är det klokaste att mötas på halva vägen och lägga energin på att det inte händer igen.

En rutin som fångar dem direkt

Det behöver inte vara ett system. Ett sms räcker, om det skickas innan arbetet börjar och kunden svarar på det:

Hej! Som vi pratade om: flytt av innervägg mellan kök och hall, ca 60 cm. Pris 18 000 kr exkl. moms, påverkar inte sluttiden. Svara OK så sätter vi igång. /Anders, Bygg AB

Runt det behövs fyra saker:

• En lista per projekt med varje ÄTA, om den är skriftligt beställd, pris och status (upptäckt, beställd, utförd, fakturerad).
• Ett eget moment i tidrapporten för varje ÄTA, så att timmarna inte hamnar på huvudjobbet (se tidrapportering i byggföretag).
• En namngiven person som äger listan. Det var det förslaget om arbetsledaren gick ut på, och det är rätt tänkt.
• Löpande fakturering. Fakturera ÄTA senast månaden efter att de utförts. Kunden minns, ni får betalt tidigare och slutfakturan blir ingen överraskning.

Titta på listan vid varje veckoavstämning. En ÄTA som stått som "utförd" i tre veckor utan att bli fakturerad är precis den sortens sak som en veckoavstämning per projekt är till för.

Låt systemet påminna

Den som har koll på tio jobb i huvudet tappar förr eller senare en ÄTA, och det är ingen karaktärsbrist. I den uppföljning jag sätter upp åt byggföretag finns en varning för ÄTA som är godkända men inte fakturerade, så att listan inte hänger på att någon kommer ihåg att öppna den (vad som ingår står under paket och priser).

Vill ni gå igenom hur ÄTA hanteras hos er idag kan ni boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal.