Projektuppföljning för byggföretag: se vilka jobb som går med vinst

Senast uppdaterad: 5 oktober 2026

Projektuppföljning i ett byggföretag betyder att ni för varje pågående jobb jämför det ni räknade med i kalkylen mot det som faktiskt har hänt, alltså timmar, material, underentreprenörer och ÄTA, och att ni gör det medan jobbet pågår så att ni hinner göra något åt det. Den som följer upp varje vecka vet vilka jobb som går med vinst redan halvvägs in, och den som väntar på bokslutet får veta det när pengarna redan är borta.

Det låter självklart, men de flesta mindre byggföretag jag pratar med har en resultaträkning som säger hur det gick för hela företaget förra månaden och en magkänsla för hur det går i de enskilda projekten. Magkänslan stämmer ofta för de jobb som går riktigt dåligt (de brukar märkas), men sällan för de som tappar fem eller åtta procentenheter i marginal utan att någon lägger märke till det.

Kort sammanfattat behöver ni fem saker för att få det att fungera: en kalkyl per projekt att jämföra mot, timmar som rapporteras på rätt projekt samma dag, leverantörsfakturor som märks med projektnummer, en lista över ÄTA med status, och någon som tittar på siffrorna varje vecka och gör en prognos för vad jobbet kommer att sluta på. Resten av den här sidan går igenom varje del, och varje avsnitt länkar vidare till ett inlägg som går på djupet.

Genom hela sidan använder jag samma räkneexempel: en tillbyggnad till fast pris på 850 000 kr exklusive moms, kalkylerad till 680 000 kr i kostnader. Siffrorna är påhittade men rimliga, och de är där för att visa hur man räknar.

Vill ni hellre gå igenom hur det ser ut i era egna projekt kan ni boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal, så tittar vi på det tillsammans.

Innehåll

1. Vilken marginal ska ett byggprojekt ge, och varför syns den inte i resultaträkningen?
2. Vilka siffror ska ni följa i varje projekt?
3. Hur får ni timmarna rätt per projekt?
4. Hur gör man en slutkostnadsprognos medan jobbet pågår?
5. Hur får ni med ÄTA-arbeten i uppföljningen?
6. Hur ofta ska projekten följas upp, och av vem?
7. Projektuppföljning i Excel: när räcker en mall?
8. Hur fungerar projektuppföljning i Fortnox och Visma (nu Spiris)?
9. Varför betyder vinst i projektet inte pengar på kontot?
10. Vad lär efterkalkylen er inför nästa offert?

Vilken marginal ska ett byggprojekt ge, och varför syns den inte i resultaträkningen?

Ett byggprojekt ska ge ett täckningsbidrag som är större än företagets omkostnader räknat i procent av omsättningen, annars går jobbet med förlust även om det ser ut att gå plus. Täckningsbidraget är det som blir kvar av intäkten när projektets egna kostnader är betalda (material, underentreprenörer, arbetstid och sånt som maskinhyra och container), och det ska sen räcka till kontor, bilar, försäkringar, administration och vinst.

I mitt räkneexempel är kalkylen 850 000 kr i intäkt och 680 000 kr i kostnader, alltså ett täckningsbidrag på 170 000 kr eller 20 %. Om företaget omsätter 12 miljoner och har omkostnader på 1,8 miljoner om året så går 15 % av varje fakturerad krona till omkostnader, och då lämnar ett jobb på 20 % fem procent i vinst medan ett jobb på 12 % i praktiken kostar pengar att utföra.

Det finns inte mycket att ta av. Affärsvärlden har räknat på att Peab haft en rörelsemarginal på i snitt 3,5 % sedan 2009, mot 4,3 % för Skanska och 4,0 % för NCC (Affärsvärlden). För mindre byggföretag ser det likadant ut. Jag gick igenom de senaste boksluten för 13 291 svenska byggföretag med 5 till 20 miljoner i omsättning, och medianen hade 3,4 % kvar efter finansiella poster, 16 % gick med förlust och 61 % låg under 5 %. SCB:s branschnyckeltal för 2024 visar samma sak: husbyggnadsföretag med fem till nio anställda hade en rörelsemarginal på 2,7 % i median, och den bästa fjärdedelen nådde 7 %. Med så tunna marginaler räcker det att ett par jobb om året går snett för att årets vinst ska försvinna.

Resultaträkningen visar inte det här av två skäl. Den lägger ihop alla projekt till en summa, så ett jobb som går 60 000 kr bättre än kalkylen döljer ett som går 60 000 kr sämre. Och för jobb till fast pris tillåter K2-regelverket att man väntar med att redovisa intäkten tills arbetet är väsentligen fullgjort (den så kallade alternativregeln, som FAR beskriver här), vilket gör att månadens resultat säger väldigt lite om hur de pågående jobben faktiskt går.

Mer om vilka nivåer som är rimliga för olika typer av jobb och hur ni räknar ut er egen gräns: Täckningsbidrag i bygg: vilken marginal ska varje jobb ge?

Vilka siffror ska ni följa i varje projekt?

Fem siffror per projekt räcker: upparbetad kostnad mot kalkyl, timmar mot budget, färdigställandegrad, fakturerat mot upparbetat och prognosen för vad jobbet slutar på. Har ni de fem uppdaterade varje vecka ser ni både om jobbet håller marginalen och om det binder mer pengar än det borde.

Så här ser de ut i räkneexemplet efter sex veckor:

Var för sig säger siffrorna inte så mycket, det är när man ställer dem mot varandra som det syns. 240 av 420 timmar är 57 % av timbudgeten, men jobbet är bara halvvägs, så timmarna drar iväg. 410 000 kr i kostnader mot 255 000 kr fakturerat betyder att företaget ligger ute med 155 000 kr i det här projektet just nu. Och prognosen (som jag går igenom i ett eget avsnitt längre ner) säger att marginalen är på väg från 20 till 12,5 %.

Färdigställandegraden är den som är svårast, eftersom den är en bedömning och projektledare tenderar att vara optimister. Ett sätt att göra den mindre godtycklig är att dela upp jobbet i fem till tio moment (grund, stomme, tak, el och VVS, ytskikt och så vidare) med en vikt var, och bara räkna ett moment som klart när det faktiskt är klart.

Det går att följa mycket mer än så, men min erfarenhet är att en lista med femton nyckeltal slutar användas efter en månad medan fem siffror på en rad per projekt faktiskt blir lästa.

Hur ni tar fram var och en av dem och vad som är varningssignaler: Nyckeltal för byggprojekt: de fem som räcker

Hur får ni timmarna rätt per projekt?

Timmarna blir rätt när varje person rapporterar sin tid på rätt projekt samma dag som jobbet görs, eftersom arbetstiden är den kostnad som avviker mest från kalkylen och den enda som ingen leverantörsfaktura påminner om. Material och underentreprenörer kommer in som fakturor med belopp på, men timmarna finns bara om någon skriver upp dem.

Det som brukar gå fel är att tiden rapporteras i klump på fredagen eller i slutet av månaden, och då hamnar den på det projekt man minns bäst. En halvtimme på byggvaruhuset, en timme för att åtgärda en besiktningsanmärkning på ett gammalt jobb och restiden mellan två arbetsplatser hamnar på fel projekt eller ingenstans alls.

Ett räkneexempel på vad det betyder: tre snickare som var och en har en halvtimme om dagen som hamnar på fel projekt eller inte rapporteras alls blir 1,5 timme per dag och 30 timmar på en månad med 20 arbetsdagar. Med en självkostnad på 450 kr i timmen är det 13 500 kr i månaden som ligger på fel ställe i uppföljningen, och går jobben på löpande räkning med 650 kr i timmen är det 19 500 kr som aldrig faktureras.

Tre saker gör mest skillnad:

• Tiden rapporteras i mobilen innan man åker från arbetsplatsen, per projekt och helst per moment.
• Det finns ett projektnummer för sånt som inte hör till något kundjobb (garantiåtgärder, lagerarbete, utbildning), så att den tiden syns istället för att smetas ut på de riktiga jobben.
• Någon tittar på rapporterna varje vecka, för folk slarvar med det som ingen läser.

Vilket system ni använder spelar mindre roll än att det används varje dag, och det enklaste systemet som alla faktiskt fyller i slår det mest avancerade som hälften struntar i.

Hur ni får med er de som jobbar ute på det, och vad som brukar få det att hålla över tid: Tidrapportering i byggföretag: varför marginalen försvinner i timmarna

Hur gör man en slutkostnadsprognos medan jobbet pågår?

En slutkostnadsprognos är upparbetad kostnad plus det ni bedömer återstår, och den ska göras om varje gång projektet följs upp. Det viktiga är att det som återstår bedöms på nytt, post för post, istället för att räknas fram som kalkyl minus upparbetat (för då antar man att resten av jobbet går exakt enligt plan, och det är just det man vill kontrollera).

I räkneexemplet ser det ut så här efter sex veckor:

Prognosen säger alltså att jobbet slutar på 743 500 kr istället för 680 000 kr, och täckningsbidraget blir 106 500 kr (12,5 %) istället för 170 000 kr (20 %). Det är dåliga nyheter, men det är dåliga nyheter med halva jobbet kvar, och då går det fortfarande att göra något: kolla om merkostnaden för underentreprenören egentligen är en ÄTA som ska faktureras, planera om de återstående momenten eller åtminstone prata med kunden innan slutfakturan.

Jämför med att få samma besked av redovisningsbyrån två månader efter att jobbet är slut, när det enda man kan göra är att bli irriterad.

Den vanligaste fällan är att prognosen görs av samma person som gjorde kalkylen och som gärna vill att den ska stämma. Därför hjälper det att bedömningen av det som återstår görs i timmar och mängder ("vi har 230 timmar kvar") och inte i kronor, för timmar är svårare att önsketänka kring.

Steg för steg, med vanliga fel och hur ofta prognosen behöver göras om: Slutkostnadsprognos: så ser du marginalen innan jobbet är klart

Hur får ni med ÄTA-arbeten i uppföljningen?

ÄTA-arbeten kommer med i uppföljningen när varje ändring, tillägg och avgående arbete skrivs upp på en lista per projekt i samma stund som det upptäcks, med status för om det är beställt, utfört och fakturerat. Utan en sån lista hamnar kostnaden för ÄTA i projektet medan intäkten glöms bort, och det är ett av de vanligaste skälen till att ett jobb som borde ha gått bra slutar under kalkyl.

I entreprenader där AB 04 gäller är huvudregeln dessutom att ÄTA-arbeten ska beställas skriftligen innan arbetet påbörjas (2 kap. 6 §), och Lawline sammanfattar läget som att beställaren skriftligen måste ha beställt arbetet innan det påbörjas för att entreprenören ska ha rätt till betalning (Lawline). Ett "det löser vi sen" på bygget är alltså en risk i sig, oavsett hur bra relationen med kunden är.

I räkneexemplet berodde 20 000 kr av den högre kostnaden för underentreprenörer på att kunden ville ha golvvärme i ett extra rum och flytta några eluttag. Kunden godkände det i ett sms och arbetet blev gjort, men ingen skrev upp det. Med påslag är den ÄTA:n värd 38 000 kr, och om den faktureras går prognosen från 106 500 kr till 144 500 kr i täckningsbidrag (16,3 % istället för 12,5 %). En enda bortglömd ÄTA står alltså för mer än hälften av det som jobbet tappat mot kalkylen.

Listan behöver inte vara mer än fyra kolumner:

1. Vad det gäller och vem som bad om det
2. Skriftlig beställning (ja eller nej, och var den finns)
3. Uppskattad kostnad och pris till kund
4. Status: upptäckt, beställd, utförd eller fakturerad

Titta på den vid varje veckoavstämning, och fakturera ÄTA löpande istället för att spara allt till slutfakturan (kunden minns det bättre då, och ni får betalt tidigare).

Hur ni hittar de ÄTA som redan är utförda men aldrig fakturerade: ÄTA som aldrig faktureras: så hittar du dem

Hur ofta ska projekten följas upp, och av vem?

Pågående projekt ska följas upp varje vecka av den som leder jobbet, och en gång i månaden av ägaren eller ledningen för alla projekt samtidigt. En gång i veckan är tillräckligt ofta för att hinna agera och tillräckligt sällan för att det ska bli gjort, och det tar ungefär en kvart per projekt när underlaget finns.

Att vänta på bokföringen fungerar dåligt. Leverantörsfakturor kommer ofta två till fyra veckor efter att materialet levererades, och om uppföljningen görs en gång i månaden utifrån det som är bokfört får ett jobb på tio veckor i praktiken två avstämningar, varav den första kommer innan det mesta har hänt och den andra när det nästan är slut.

Veckoavstämningen kan se ut så här:

1. Timmar den här veckan och totalt, mot budget
2. Beställt och levererat material som ännu inte fakturerats
3. Färdigställandegrad per moment
4. Nya och öppna ÄTA
5. Uppdaterad prognos, och en mening om varför den ändrats

Det som brukar få uppföljningen att rinna ut i sanden är nästan aldrig brist på system. Det jag ser oftast är:

• Ingen äger den. Om det inte står en namngiven person på varje projekt blir det ingens jobb.
• Leverantörsfakturor saknar projektnummer, så någon måste gissa i efterhand vilket jobb de hör till. Be leverantörerna att alltid ange projektnummer som märkning, de flesta byggvaruhus har ett fält för det.
• Det följs för mycket. Fem siffror som uppdateras slår femton som inte gör det.
• Uppföljningen görs bara på de jobb som känns oroliga, och då missar man de som tappar lite i taget.
• Siffrorna tas fram men ingen fattar beslut utifrån dem, och då slutar folk rapportera efter ett tag (förståeligt).

En dagordning ni kan använda rakt av, och hur ni håller den till en kvart: Veckoavstämning på 15 minuter: rutin för projektledare

Om ni vill ha hjälp att få ihop underlaget, alltså timmar, fakturor och ÄTA på samma ställe utan att byta system, så är det precis det min tjänst för mätning och analys går ut på. Boka ett tillväxtsamtal så går vi igenom vad ni har idag och vad som saknas.

Projektuppföljning i Excel: när räcker en mall?

Excel räcker så länge ni har en handfull projekt igång samtidigt och en person som ansvarar för att arket hålls uppdaterat. Då är ett kalkylark med en rad per projekt och en flik per jobb fullt tillräckligt, och det är många som börjar där: när man skriver "projektuppföljning" i Googles sökruta är "projektuppföljning mall excel" det första förslaget som kommer upp (kontrollerat 4 oktober 2026).

En mall som fungerar behöver inte mer än det här:

• Kalkylen uppdelad på material, underentreprenörer, arbete och övrigt
• Upparbetat per kostnadsslag, uppdaterat varje vecka
• Återstående per kostnadsslag (den nya bedömningen)
• Fakturerat och betalt
• ÄTA-listan
• En rad som räknar ut prognosen och täckningsgraden

Det är samma uppställning som i räkneexemplet ovan, och hela exemplet ryms på en skärm.

Gränsen går ungefär där arket börjar kräva mer arbete än det sparar. I räkneexemplet är det fyra kostnadsslag, en handfull leverantörsfakturor i veckan och tre personers timmar som ska föras in för hand, och det går bra för ett projekt. Med åtta projekt igång är det samma arbete åtta gånger, varje vecka, och då brukar tre saker hända: siffrorna förs in för sent, det finns plötsligt två versioner av filen, och den som byggde arket är den enda som förstår formlerna.

Tecken på att ni vuxit ur Excel:

• Någon lägger mer än ett par timmar i veckan på att knappa in siffror som redan finns i ett annat system.
• Uppföljningen hoppas över de veckor den personen är sjuk eller på semester.
• Ni litar inte riktigt på siffrorna och dubbelkollar mot bokföringen ändå.

Fram till dess är en mall ett bra sätt att börja, eftersom ni lär er vilka siffror ni faktiskt tittar på innan ni betalar för ett system.

En mall att ladda ner och en genomgång av hur ni fyller i den: Projektuppföljning i Excel: mall och begränsningar

Hur fungerar projektuppföljning i Fortnox och Visma (nu Spiris)?

I Fortnox lägger man upp varje jobb som ett projekt och märker kundfakturor, leverantörsfakturor och löner med projektnumret, och då går det att ta ut en resultatrapport per projekt. Det ger en bild av vad som är bokfört på varje jobb, men ingen prognos, så det ersätter inte veckoavstämningen.

Enligt Fortnox egen support skapas ett projekt under Register och Projekt, där projektnummer och benämning är obligatoriska och där man också kan ange projektledare, beräknat antal timmar och ett budgeterat belopp. Bland rapporterna finns en resultatrapport per projekt och en för samlade projekt, och löner kan fördelas på projekt med fördelningsmallar. Visma (som sedan 2025 heter Spiris) har motsvarande funktion i Bokföring & Fakturering, där projekt anges på kund- och leverantörsfakturor och resultatet per projekt finns under Bokföring och Projekt (Spiris support).

I räkneexemplet skulle rapporten vecka 6 visa de kostnader som hunnit bokföras och de 255 000 kr som fakturerats. Det den inte visar är det som inte har blivit en faktura än (materialet som levererades förra veckan, underentreprenören som fakturerar i efterskott, timmarna som inte gått genom lönekörningen) och inte heller färdigställandegraden eller vad som återstår. Bokföringen svarar alltså på vad som har hänt, med några veckors eftersläpning, och prognosen måste ni göra själva.

Tre saker avgör om projektredovisningen i bokföringsprogrammet går att använda:

• Varenda leverantörsfaktura får ett projektnummer när den attesteras. Fakturor utan projekt gör rapporten missvisande åt det snälla hållet.
• Arbetstiden kommer in per projekt, antingen via löneprogrammet eller via ett tidrapporteringssystem som är kopplat till bokföringen.
• Kalkylen läggs in som budget på projektet, annars finns inget att jämföra mot.

Jag brukar säga att bokföringsprogrammet är källan och uppföljningen är det man bygger ovanpå. Det är också så jag jobbar med kunder: siffrorna hämtas från Fortnox eller Visma, tidrapporteringen och projekten, och visas som marginal per pågående projekt utan att ni behöver byta system (vad som ingår står under paket och priser).

Inställningarna steg för steg, och vad som går att få ut av standardrapporterna: Fortnox projektuppföljning för byggföretag: så sätter du upp det

Varför betyder vinst i projektet inte pengar på kontot?

Ett projekt kan gå med vinst och ändå tömma kontot, eftersom ni betalar löner, material och underentreprenörer innan kunden betalar er. Projektuppföljningen behöver därför visa både marginalen och hur mycket pengar varje jobb binder just nu.

I räkneexemplet har företaget efter sex veckor haft 410 000 kr i kostnader och fakturerat 255 000 kr enligt betalningsplanen. Även om kunden betalar i tid ligger företaget ute med 155 000 kr i det här jobbet, och med tre sådana jobb igång samtidigt är det närmare en halv miljon som ska finnas någonstans (på kontot, i checkkrediten eller hos leverantörer som väntar på betalning).

Och kunderna betalar inte alltid i tid. När Fortnox gick igenom över 100 miljoner fakturor i sitt system kom de fram till att byggbranschen bara fick in 78,5 % av fakturornas värde i tid under 2023, alltså att ungefär var femte krona betalades sent (Fortnox). Ett företag med lönsamma jobb kan alltså ändå få slut på pengar, och UC:s analytiker skrev så sent som i mars 2026 att det är för tidigt att tala om en tydlig vändning för bygg trots att konkurserna minskat (EFN).

Det går att påverka mer än man tror:

• Lägg betalningsplanen så att den följer kostnaderna, med en första delbetalning vid start och sen per färdigt moment, istället för stora klumpar i slutet.
• Fakturera samma dag som ett moment är klart. Varje dag fakturan dröjer är en dag till ni ligger ute med pengarna.
• Fakturera ÄTA löpande.
• Ha en enkel prognos per vecka för de kommande åtta till tolv veckorna: vad som ska betalas ut, vad som ska komma in och från vilket projekt.

Den sista punkten är den som gör störst skillnad, för en lucka som syns sex veckor i förväg går att lösa med ett samtal till banken eller en tidigarelagd faktura, medan en lucka som upptäcks samma vecka som lönerna ska ut är ett akut problem.

Hur ni bygger prognosen och vilka poster som brukar glömmas (momsen, till exempel): Kassaflöde i byggföretag: varför vinst inte betyder pengar på kontot

Vad lär efterkalkylen er inför nästa offert?

Efterkalkylen visar var kalkylen brukar slå fel, och det är den kunskapen som gör nästa offert bättre. När jobbet är slutfakturerat ställer ni kalkylen mot utfallet per kostnadsslag, skriver ner varför det skilde sig och sparar det på ett ställe där den som räknar på nästa jobb hittar det.

För räkneexemplet skulle efterkalkylen kunna se ut så här, om ÄTA:n fakturerades och resten gick enligt prognosen:

Den intressanta raden är arbetet. 470 timmar istället för 420 är 12 % över, och om samma sak visar sig på nästa tillbyggnad och nästa så är det kalkylen som räknar för snålt på timmarna. Då ska timmarna per kvadratmeter upp i nästa offert.

Efter tio till tjugo jobb går det också att se mönster per jobbtyp. Det kan visa sig att badrumsrenoveringar landar stadigt över 20 % medan tillbyggnader hamnar under 15 %, eller att jobb åt en viss typ av kund alltid drar över i tid (det finns ingen offentlig statistik som skiljer ett badrumsjobb från ett takjobb i samma företag, så efterkalkylen är den enda källan, men att typen av jobb spelar roll syns redan på branschnivå: i min genomgång av bokslut låg medianen på 2,4 % för husbyggnad mot 5,0 % för anläggning). Det är den sortens fakta som gör att man kan välja vilka jobb man räknar på, och det hänger ihop med marknadsföringen: vet ni vilka jobb som ger bäst marginal vet ni också vilka förfrågningar som är värda att betala för.

Tre frågor räcker för varje avslutat jobb: var avvek det mest, varför, och vad ändrar vi i nästa kalkyl? Tio minuter per jobb, medan det fortfarande är färskt.

En mall för jämförelsen och hur ni sammanställer flera jobb: Efterkalkyl i byggföretag: jämför kalkyl och utfall (med mall)

Börja med ett projekt

Ni behöver inte införa allt på en gång. Välj det jobb som startar härnäst, lägg in kalkylen uppdelad på fyra kostnadsslag, se till att timmar och fakturor märks med projektnumret och boka en kvart i veckan för avstämning. Efter ett jobb vet ni vad som var svårt att få fram och vad som faktiskt gav något, och då är det lätt att ta nästa.

Jag skulle ändå påstå att det viktigaste är prognosen. Att veta vad ett jobb har kostat hittills är bokföring, men att veta vad det kommer att sluta på medan det fortfarande går att påverka är det som gör att ni kan styra.

Vill ni ha det här på plats utan att bygga det själva hjälper jag byggföretag att koppla ihop bokföring, tidrapportering och projekt så att marginalen per pågående jobb, kassaflödet och ofakturerade ÄTA syns på ett ställe. Boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal så går vi igenom hur era projekt ser ut idag.