Projektuppföljning
Slutkostnadsprognos: så ser du marginalen innan jobbet är klart
En slutkostnadsprognos är upparbetad kostnad plus det som återstår. Tre sätt att räkna, steg för steg, och de poster som brukar glömmas.
En slutkostnadsprognos är det ni har lagt ut hittills plus det ni bedömer återstår, och den visar vad jobbet kommer att kosta när det är klart. Görs den varje vecka ser ni marginalen ändras medan det fortfarande går att göra något åt den, och det är hela skillnaden mot att läsa om resultatet i bokföringen två månader senare.
Formeln är enkel:
Slutkostnad = upparbetad kostnad + återstående kostnad
Det svåra är de två termerna, och särskilt den andra. I min genomgång av projektuppföljning i byggföretag använder jag en tillbyggnad till fast pris på 850 000 kr som exempel, och jag fortsätter med den här.
Tre sätt att räkna, tre olika svar
Tillbyggnaden är kalkylerad till 680 000 kr. Efter sex veckor är 410 000 kr upparbetat och ungefär halva jobbet klart. Vad kommer det att kosta?
Sätt 1: kalkylen minus det som är upparbetat. Återstår 270 000 kr, slutkostnad 680 000 kr. Det här är ingen prognos, för svaret blir alltid kalkylen. Ändå är det så många gör, ofta utan att tänka på det.
Sätt 2: trenden. Om 410 000 kr har gett 50 % så kostar 100 % det dubbla, alltså 820 000 kr. Det tar hänsyn till hur det faktiskt har gått, men utgår från att resten av jobbet går lika illa som början (och hänger helt på att färdigställandegraden stämmer).
Sätt 3: en ny bedömning av det som återstår, post för post.
| Kostnadsslag | Upparbetat | Återstår | Prognos | Kalkyl |
|---|---|---|---|---|
| Material | 190 000 kr | 130 000 kr | 320 000 kr | 300 000 kr |
| Underentreprenörer | 90 000 kr | 80 000 kr | 170 000 kr | 150 000 kr |
| Arbete (450 kr/tim) | 108 000 kr | 103 500 kr | 211 500 kr | 189 000 kr |
| Övrigt | 22 000 kr | 20 000 kr | 42 000 kr | 41 000 kr |
| Summa | 410 000 kr | 333 500 kr | 743 500 kr | 680 000 kr |
Tre sätt ger 680 000, 820 000 och 743 500 kr. Det tredje är det ni ska använda, och det andra är bra som kontroll: om er egen bedömning ligger långt under trenden behöver ni kunna förklara varför resten av jobbet ska gå så mycket bättre än början.
Få med allt som är upparbetat
Upparbetad kostnad är det ni har förbrukat, oavsett om det har blivit en faktura eller inte. Tre saker brukar saknas:
- Levererat men inte fakturerat material. Leverantörsfakturor kommer ofta veckor efter leveransen, så titta på följesedlarna.
- Underentreprenörer som fakturerar i efterskott. Fråga elektrikern hur mycket hen har upparbetat, vänta inte på fakturan.
- Timmar som inte gått genom lönen. Räkna rapporterade timmar gånger er självkostnad per timme.
Missar ni de här ser jobbet bättre ut än det är, och felet rättar sig först när fakturorna kommer.
Steg för steg
- Summera upparbetat per kostnadsslag, inklusive det som inte fakturerats.
- Gå igenom återstående moment och bedöm timmar och mängder för vart och ett. Tänk i timmar och kvadratmeter först och räkna om till kronor sen, för det är svårare att önsketänka kring "vi har 230 timmar kvar" än kring ett belopp.
- Lägg till det som är beställt men inte levererat.
- Lägg till de poster som brukar glömmas (listan nedan).
- Räkna fram slutkostnaden och jämför med kalkylen och med förra veckans prognos.
- Skriv en mening om varför den ändrats.
Steg 6 känns onödigt men är det som gör prognosen användbar i efterhand. När ni sen gör en efterkalkyl av jobbet står förklaringarna redan där.
Poster som brukar glömmas i det som återstår
- Slutstädning och bortforsling
- Åtgärder efter besiktning
- Avetablering, ställning och container som står längre än planerat
- Byggström, maskinhyra och andra kostnader som löper per vecka
- Kostnaden för ÄTA som redan är utförda (och intäkten för dem, om de är beställda)
- Det sista materialet, som alltid köps i smått och till fullpris
Kostnader som löper per vecka förtjänar en egen tanke. Om jobbet drar ut två veckor kostar ställningen två veckor till, oavsett om någon jobbar på den.
Följ prognosen över tid
En enskild prognos säger hur det ser ut nu. En rad prognoser säger åt vilket håll det går:
| Vecka | Prognos slutkostnad | Täckningsgrad |
|---|---|---|
| 2 | 685 000 kr | 19,4 % |
| 4 | 712 000 kr | 16,2 % |
| 6 | 743 500 kr | 12,5 % |
Här har prognosen försämrats med ungefär 30 000 kr varannan vecka. Om ingenting ändras lär nästa prognos vara sämre igen, och det är ett mycket starkare skäl att sätta sig ner med jobbet än siffran för vecka 6 ensam.
Vad gör man när prognosen är dålig?
Det beror på varför, och det är därför meningen i steg 6 är värd att skriva. Några vanliga fall:
- Merkostnaden är egentligen en ÄTA. Då ska den beställas och faktureras, vilket jag skrivit om i inlägget om att fakturera ÄTA.
- Timmarna drar över på ett visst moment. Titta på bemanningen och ordningen för det som återstår.
- Materialet blev dyrare. Kolla om avtalet tillåter prisjustering, och om inte, ta med det till nästa kalkyl.
- Kalkylen var fel från början. Då går det här jobbet inte att rädda, men ni vet det flera månader före bokslutet och kan planera likviditeten efter det.
För den som redovisar pågående arbeten med successiv vinstavräkning behövs färdigställandegrad och prognos dessutom för själva redovisningen, så redovisningskonsulten lär bli glad över att siffrorna finns.
En prognos per projekt varje vecka låter som mycket, men när underlaget finns tar den några minuter. Jag hjälper byggföretag att få fram just det underlaget ur bokföring, tidrapportering och projekt, så att ni kan lägga kvarten på att bedöma det som återstår. Boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal om ni vill se hur det skulle se ut hos er.