Projektuppföljning
Nyckeltal för byggprojekt: de fem som räcker
Fem nyckeltal per byggprojekt räcker för att se om jobbet håller: kostnad, timmar, färdigställandegrad, fakturering och prognos. Så tar ni fram dem.
Fem nyckeltal per byggprojekt räcker för att se om jobbet håller: kostnad mot kalkyl, timmar mot budget, färdigställandegrad, fakturerat mot upparbetat och prognos mot kalkyl. Inget av dem säger särskilt mycket ensamt, men ställda bredvid varandra visar de både om jobbet drar över och varför.
Jag går igenom dem översiktligt i guiden om projektuppföljning i bygg. Här tar jag dem ett i taget: hur ni får fram siffran, vad den ska jämföras med och när ni ska reagera.
Exemplet: en badrumsrenovering
Jag använder ett räkneexempel genom hela inlägget (siffrorna är påhittade men rimliga). En badrumsrenovering till fast pris på 240 000 kr exklusive moms, planerad till fyra veckor, med den här kalkylen:
| Kostnadsslag | Kalkyl |
|---|---|
| Arbete, 160 timmar à 450 kr | 72 000 kr |
| Material | 90 000 kr |
| Underentreprenörer (el och VVS) | 28 000 kr |
| Summa | 190 000 kr |
Efter två veckor ser det ut så här: 100 timmar är rapporterade, 110 000 kr är upparbetat, projektledaren bedömer att 45 % är klart och den första delfakturan på 72 000 kr är skickad.
1. Kostnad mot kalkyl
Upparbetad kostnad delat med kalkylerad totalkostnad. I exemplet 110 000 delat med 190 000, alltså 58 %.
Det svåra är att få med allt. Upparbetad kostnad är det ni har förbrukat, inte det som hunnit bokföras, så material som är levererat men inte fakturerat och arbete som underentreprenören gjort men inte fakturerat ska med. Annars ser jobbet bättre ut än det är, och det blir bättre ju senare leverantörerna fakturerar (vilket inte är mycket till tröst).
2. Timmar mot budget
Rapporterade timmar delat med kalkylerade. I exemplet 100 av 160, alltså 62,5 %.
Det här är det nyckeltal som går snabbast att få fram och som varnar tidigast, eftersom timmarna finns samma dag om tidrapporteringen fungerar. Jag har skrivit mer om det i inlägget om tidrapportering.
3. Färdigställandegrad
Hur stor del av jobbet som är klart, i procent. Det är en bedömning, och den som gör bedömningen vill gärna att det ska se bra ut, så gör den så mekanisk som möjligt. Dela upp jobbet i moment med en vikt var och räkna bara det som är helt klart:
| Moment | Vikt | Klart |
|---|---|---|
| Rivning | 15 % | Ja |
| Rör och el, grovdragning | 20 % | Ja |
| Tätskikt | 10 % | Ja |
| Kakel och klinker | 30 % | Nej |
| Montering av inredning | 15 % | Nej |
| El och VVS, slutmontering | 10 % | Nej |
Det ger 45 %. Att plattsättaren har börjat räknas inte, och det är hela poängen, för "nästan klart" är det tillstånd där byggprojekt brukar tillbringa mest tid.
4. Fakturerat mot upparbetat
Hur mycket ni har fakturerat jämfört med vad ni har lagt ut. I exemplet 72 000 kr fakturerat mot 110 000 kr upparbetat, så ni ligger ute med 38 000 kr i det här jobbet.
Det här nyckeltalet handlar om pengar på kontot och inte om lönsamhet, och det är lätt att glömma i ett jobb som går bra. Summera det över alla pågående projekt så ser ni hur mycket av er likviditet som ligger i jobb som inte är fakturerade. Mer om det i inlägget om kassaflöde i byggföretag.
5. Prognos mot kalkyl
Vad jobbet ser ut att sluta på, jämfört med vad ni räknade med. I exemplet ger en ny bedömning av det som återstår en slutkostnad på 222 000 kr mot kalkylens 190 000 kr, så resultatet i jobbet är på väg från 50 000 kr till 18 000 kr.
Hur man gör själva prognosen har jag ett eget inlägg om: Slutkostnadsprognos: så ser du marginalen innan jobbet är klart.
Läs dem tillsammans
Här är alla fem på en rad, så som jag tycker att de ska visas:
| Projekt | Kostnad | Timmar | Klart | Bundet | Prognos mot kalkyl |
|---|---|---|---|---|---|
| Badrum, Lindvägen | 58 % | 62,5 % | 45 % | 38 000 kr | −32 000 kr |
Det som syns direkt är att timmarna (62,5 %) och kostnaden (58 %) ligger långt före färdigställandegraden (45 %). Om jobbet gick enligt kalkyl skulle alla tre vara ungefär lika. Skillnaden mellan timmar och färdigställande är 17,5 procentenheter, och det är där problemet ligger: med 100 timmar för 45 % av jobbet pekar det mot ungefär 222 timmar totalt istället för 160.
Tre jämförelser som jag tycker är värda att göra varje vecka:
- Timmar mot färdigställandegrad. Ligger timmarna mer än tio procentenheter före är det dags att fråga varför.
- Kostnad mot färdigställandegrad. Samma sak, men för material och underentreprenörer.
- Prognosen mot förra veckans prognos. En prognos som försämras lite varje vecka säger mer än en enskild dålig siffra.
Gränserna får ni sätta själva, men sätt dem i förväg. Det är mycket lättare att reagera på "gult betyder att vi går igenom jobbet på tisdag" än att varje vecka diskutera om 12 procentenheter är mycket eller lite.
Nyckeltal ni kan vänta med
Det finns hur många som helst att välja på (intäkt per anställd, kostnad per kvadratmeter, beläggningsgrad, orderstock). De är inte fel, men de hör hemma i en månadsgenomgång av hela företaget och inte i veckouppföljningen av ett jobb. Min erfarenhet är att en lista med femton nyckeltal slutar läsas efter en månad, och att fem som faktiskt används slår femton som inte gör det.
Börja med de fem, på ett projekt, i fyra veckor. Hur själva avstämningen kan gå till har jag beskrivit i inlägget om veckoavstämning på 15 minuter.
Vill ni ha de här fem siffrorna per projekt utan att knappa in dem för hand hjälper jag byggföretag att hämta dem från bokföring och tidrapportering. Boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal så tittar vi på vad ni har idag.