Projektuppföljning
Veckoavstämning på 15 minuter: rutin för projektledare
En veckoavstämning per byggprojekt på en kvart: fem punkter, vad som ska vara förberett och hur ni håller den vid liv när det är som mest att göra.
En veckoavstämning av ett byggprojekt går att göra på en kvart om tre saker är på plats: den ligger på samma tid varje vecka, den följer samma fem punkter varje gång och underlaget är framtaget innan ni sätter er. Utan det tredje blir det en timme, och ett möte på en timme per projekt ställs in redan andra veckan.
Avstämningen är det som gör att projektuppföljning för byggföretag faktiskt blir gjord varje vecka. Här är dagordningen jag skulle använda, med tider, och det som brukar få rutinen att dö.
Före mötet: tio minuter
Projektledaren (eller den som leder jobbet, i ett mindre företag är det ofta ägaren själv) ser till att tre saker är klara:
- Förra veckans timmar är rapporterade och genomtittade.
- Det som levererats och beställts under veckan är uppskrivet, även det som inte fakturerats.
- ÄTA-listan är uppdaterad.
Har ni det behöver ingen leta siffror under mötet, och då handlar kvarten om vad siffrorna betyder.
Dagordningen
| Punkt | Tid | Frågan |
|---|---|---|
| 1. Timmar | 2 min | Hur många timmar gick åt i veckan och totalt, mot budget? |
| 2. Inköp och underentreprenörer | 3 min | Vad har levererats och beställts? Något som avviker från kalkylen? |
| 3. Färdigställande | 3 min | Vilka moment är helt klara? Vad blir klart nästa vecka? |
| 4. ÄTA | 3 min | Nya, beställda, utförda, fakturerade. Något som väntar på kundens svar? |
| 5. Prognos och beslut | 4 min | Vad slutar jobbet på nu, vad har ändrats sen förra veckan, och vad gör vi åt det? |
Ordningen spelar roll. De fyra första punkterna är fakta och går fort, och de leder fram till den femte, som är den enda där något ska bestämmas. Fastnar ni i en diskussion under punkt 2 har ni ingen tid kvar till det som mötet är till för.
Hur siffrorna under punkt 1 till 3 tas fram har jag skrivit om i inlägget om nyckeltal för byggprojekt, och prognosen under punkt 5 i inlägget om slutkostnadsprognos.
Skriv tre rader
Efter varje avstämning skriver ni ner tre saker, och det räcker med en rad var:
Tillbyggnad Ekvägen, vecka 41. Prognos 743 500 kr (förra veckan 728 000 kr), timmarna på stommen drog över med 22 tim. Beslut: Jonas ringer kunden om golvvärmen i dag och skickar ÄTA för godkännande, och vi flyttar en man till takläggningen från onsdag.
Det tar en minut och gör tre saker. Nästa vecka börjar ni med att kolla om besluten blev gjorda, ägaren kan läsa raderna utan att sitta med på mötet, och när jobbet är slut finns hela historien om varför det gick som det gick.
Vem ska vara med?
Den som leder jobbet och en person till. Det kan vara ägaren, den som sköter ekonomin eller en annan projektledare. Den andra personens uppgift är att ställa frågor, för den som leder jobbet har alltid en förklaring till varför det ser ut som det gör, och det är nyttigt att behöva säga den högt.
I ett företag där ägaren själv leder jobben finns ingen självklar andra person. Då fungerar det att ta avstämningen med arbetsledaren på plats, eller att gå igenom alla projekt en gång i månaden med redovisningskonsulten. Det viktiga är att någon annan än du själv får höra prognosen.
I en diskussion om ÄTA i en Facebookgrupp för företagare föreslog någon att lägga ansvaret på en arbetsledare och ge den personen 20 kr mer i timmen för det, med motiveringen att det ändå brukar finnas någon som sköter dagbok och kundkontakt. Jag tycker det är rätt tänkt och gäller hela avstämningen: en namngiven person per projekt, som vet att det är deras uppgift.
En gång i månaden: alla projekt på en sida
Veckoavstämningen gäller ett projekt i taget. En gång i månaden behöver ägaren se alla samtidigt, en rad per projekt, sorterade efter hur mycket prognosen avviker från kalkylen:
| Projekt | Prognos mot kalkyl | Ändring sen förra månaden | Bundet |
|---|---|---|---|
| Tillbyggnad Ekvägen | −63 500 kr | −35 000 kr | 155 000 kr |
| Takbyte Björkgatan | −8 000 kr | 0 kr | 40 000 kr |
| Badrum Villavägen | +4 000 kr | +4 000 kr | 12 000 kr |
(Siffrorna är exempel.) Den översta raden är den ni pratar om. De två andra tar tio sekunder var.
Det som får rutinen att dö
Mötet ställs in när det är mycket att göra. Det är förståeligt och det är också då det behövs mest. Regeln jag skulle ha är att mötet aldrig ställs in, men att det får kortas till fem minuter och bara punkt 5.
Fel dag. Fredag eftermiddag är sämst, eftersom veckans timmar inte är inne och ingen orkar. Tisdag morgon brukar fungera, för då är förra veckans timmar rapporterade och det finns fyra dagar kvar att göra något åt det ni kommer fram till.
Underlaget saknas. Om ni sitter och letar följesedlar under mötet tar det en timme. Flytta då tio minuter till förberedelsen, eller se över var siffrorna kommer ifrån (en del går att hämta ur bokföringen, vilket jag går igenom i genomgången av Fortnox projektuppföljning).
Inget händer efteråt. Om prognosen försämras fyra veckor i rad och ingen gör något annorlunda slutar folk ta mötet på allvar. Varje avstämning ska sluta i ett beslut, även om beslutet är "vi gör ingenting, och det här är varför".
Bara de oroliga jobben följs upp. Jobben som går riktigt snett märks ändå. Det är de som tappar lite varje vecka som avstämningen är till för, och de ser lugna ut.
Börja på tisdag
Välj ett projekt, boka en kvart på tisdag morgon de kommande fyra veckorna och använd dagordningen ovan rakt av. Efter fyra veckor vet ni vilken punkt som tar för lång tid och vilket underlag som är svårt att få fram, och då vet ni också vad som behöver fixas.
Om det är underlaget som är problemet är det sånt jag hjälper byggföretag med. I min tjänst för mätning och analys ingår en genomgång varje månad där vi går igenom projekten tillsammans. Boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal om ni vill veta mer.