Projektuppföljning
Efterkalkyl i byggföretag: jämför kalkyl och utfall (med mall)
En efterkalkyl jämför kalkylen med utfallet när jobbet är klart. Mall, räkneexempel och de tre frågor som gör nästa offert bättre.
En efterkalkyl är en jämförelse mellan det ni räknade med och det som blev, gjord när jobbet är slutfakturerat och de sista leverantörsfakturorna har kommit in. Den tar tio minuter per jobb och svarar på tre frågor: var avvek det mest, varför, och vad ändrar vi i nästa kalkyl?
Fyll i formuläret här under så mailar jag mallen direkt, som en länk som gör en egen kopia i Google Sheets (vill ni hellre ha den i Excel laddar ni ner kopian under Arkiv och Ladda ned).
Efterkalkylen är sista steget efter löpande projektuppföljning under jobbets gång. Uppföljningen hjälper er att styra det jobb som pågår, och efterkalkylen gör att ni räknar bättre på nästa.
När ska den göras?
Två till fyra veckor efter slutfakturan. Tidigare saknas de sista leverantörsfakturorna, och senare har alla glömt varför ställningen stod två veckor extra.
Boka den som en fast punkt, till exempel första tisdagen i månaden för alla jobb som avslutades månaden innan. En efterkalkyl som görs "när det lugnar ner sig" blir inte gjord.
Mallen
Mallen har tre delar.
Del 1: Kalkyl mot utfall per kostnadsslag. Här är ett räkneexempel (påhittade men rimliga siffror) för ett takbyte på 180 kvadratmeter till fast pris:
| Kalkyl | Utfall | Skillnad | |
|---|---|---|---|
| Intäkt | 460 000 kr | 472 000 kr | +12 000 kr |
| Material | 150 000 kr | 158 000 kr | +8 000 kr |
| Underentreprenör (plåt) | 60 000 kr | 60 000 kr | 0 kr |
| Arbete (450 kr/tim) | 126 000 kr | 150 750 kr | +24 750 kr |
| Övrigt (ställning, container) | 34 000 kr | 41 000 kr | +7 000 kr |
| Summa kostnad | 370 000 kr | 409 750 kr | +39 750 kr |
| Resultat | 90 000 kr (19,6 %) | 62 250 kr (13,2 %) | −27 750 kr |
Del 2: Mängder och timmar. Kronor säger vad det kostade. För att räkna bättre nästa gång behöver ni veta vad det gick åt:
| Kalkyl | Utfall | |
|---|---|---|
| Timmar totalt | 280 | 335 |
| Timmar per kvadratmeter tak | 1,56 | 1,86 |
| Veckor med ställning | 3 | 5 |
Del 3: Tre frågor.
- Var avvek det mest? Arbetet, 55 timmar över.
- Varför? Råsponten var rötskadad på en del av södersidan och fick bytas (12 000 kr fakturerades som ÄTA), och två veckor med regn gjorde att jobbet drog ut, vilket också förklarar ställningen.
- Vad ändrar vi i nästa kalkyl? Vi räknar 1,8 timmar per kvadratmeter på takbyten på hus äldre än 40 år, och lägger in en vecka extra för ställning under höst och vår.
Den tredje frågan är hela poängen. En efterkalkyl som slutar med "det blev lite sämre än vi trodde" har inte gett något.
Skilj på kalkylfel och utförandefel
När ni svarar på "varför" hjälper det att sortera orsaken i en av fem grupper:
- Mängden var fel. Det gick åt mer material eller fler timmar än kalkylerat, fast allt gick som det skulle. Då är det erfarenhetsvärdet som ska ändras.
- Priset var fel. Materialet eller underentreprenören blev dyrare än offererat.
- Något glömdes. En post saknades helt i kalkylen (etablering, bortforsling, slutstädning).
- Störningar. Väder, väntan på kund eller annan entreprenör, leveranser som uteblev.
- Ändringar. ÄTA som utfördes, och frågan om de fakturerades.
De tre första är kalkylfel, och dem kan ni göra något åt direkt. Störningar går inte att räkna bort men går att prissätta, och ändringar hör hemma i genomgången av ÄTA-fakturering.
Det här är också skälet till att jag tycker att efterkalkylen ska granska kalkylen och lämna personerna utanför. Om 55 timmar över kalkyl möts med frågan om vem som var långsam kommer nästa jobbs tidrapporter att se bättre ut, och stämma sämre.
Sammanställ flera jobb
En efterkalkyl är en anekdot. Tio är ett mönster. Spara alla i samma ark med en rad per jobb:
| Jobb | Typ | Intäkt | TG kalkyl | TG utfall | Timmar mot kalkyl | Störst avvikelse |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Björkgatan | Takbyte | 472 000 kr | 19,6 % | 13,2 % | +20 % | Arbete |
| Villavägen | Badrum | 240 000 kr | 20,8 % | 22,1 % | −3 % | |
| Ekvägen | Tillbyggnad | 888 000 kr | 20,0 % | 16,3 % | +12 % | Arbete |
| Tallstigen | Badrum | 265 000 kr | 21,0 % | 20,2 % | +2 % | Material |
(Siffrorna är exempel.) Med några jobb per typ börjar det synas saker som inget enskilt jobb visar. I exemplet håller badrummen kalkylen medan tak och tillbyggnader drar över på timmarna, och då är frågan om ni räknar för snålt på de större jobben eller om de helt enkelt innehåller fler överraskningar.
Tre saker som brukar gå att utläsa efter tio till tjugo jobb:
- Vilka jobbtyper som håller kalkylen och vilka som inte gör det.
- Om det är timmar eller material som brukar slå fel.
- Om vissa typer av kunder (privat, bostadsrättsförening, underentreprenad) ger systematiskt bättre eller sämre utfall.
Tillbaka till kalkylen, och till marknadsföringen
Det första ni gör med resultatet är att uppdatera era erfarenhetsvärden, alltså timmar per kvadratmeter, per badrum, per löpmeter, så att nästa offert bygger på vad jobben faktiskt tar.
Det andra är att välja. Vet ni att badrum ger 21 % och tillbyggnader 14 % (efter att ni rättat kalkylen) kan ni bestämma vilka förfrågningar ni lägger tid på att räkna på, vilken marginal ni behöver för att ta de sämre (se täckningsbidrag i bygg) och vilka jobb det är värt att betala för att få in.
Det som krävs för att det ska gå
Efterkalkylen är bara så bra som underlaget. Tre saker måste ha fungerat under jobbet:
- Kalkylen är sparad uppdelad på kostnadsslag, så att det finns något att jämföra mot.
- Leverantörsfakturorna är märkta med projektnummer.
- Timmarna är rapporterade per projekt (se hur timmarna hamnar på rätt projekt).
Saknas något av det blir efterkalkylen en gissning, och då är det där ni ska börja.
Jag hjälper byggföretag att få fram utfallet per projekt direkt ur bokföring och tidrapportering, så att efterkalkylen går på tio minuter. Boka ett kostnadsfritt tillväxtsamtal om ni vill se hur det skulle fungera hos er.